Les politiques de métadonnées au sein des administrations nationales
D'une façon générale, les données produites par les administrations évoluent pour faciliter leur utilisation dans le contexte du web, mais aussi pour permettre de mutualiser les données entre différents services, différentes branches de la fonction publique.
A titre d'exemples, les données fiscales de la DGFip, les données de l'Insee et celles de l'Ign sont en phase d'harmonisation et viennent alimenter les analyses relatives aux territoires. L'harmonisation se déploie à plusieurs échelles : d'une part, en lien avec les institutions européennes, d'autre part, en lien avec les collectivités. Le Grand Lyon intègre par exemple certaines de ces données harmonisées (données économiques, données fiscales, ...), mais contribue aussi à les alimenter (données d'adresses, données cadastrales, ...). Les adresses et les parcelles cadastrales sont un terrain d'expérimentation et d'échanges importants entre les différentes administrations.
Autre exemple : la Note d’information DGP/SIAF/2012/015 en date du 12 novembre 2012, signée du directeur chargé des archives de France, détaille les évolutions récentes du Thesaurus pour la description et l'indexation des archives locales, mordernes et contemporaines. La mise à jour de ce Thesaurus s'inscrit dans un projet d'harmonisation des données culturelles au sein du ministère de la Culture. Ce projet "HADOC", est piloté par la Direction générale des patrimoines (DGPat).
En voici l'objectif annoncé :
"L’objectif est de créer un référentiel terminologique unifié permettant d’offrir aux usagers un accès unique et cohérent aux ressources terminologiques produites par le MCC et d’en démultiplier les usages."
En parallèle, La Bnf projette de mutualiser ses metadonnées avec Abes (Sudoc/MESRI), et avec d'autres organisations internationales, dans un Fichier national d'entités (FNE). Un prototype a aussi été élaboré par les institutions nationales d'archives (Archives Nationales, France archives, SIAF) pour expérimenter la potentielle mutualisation de métadonnées avec la BnF, via le web.
L'ensemble du processus d'harmonisation des données s'inscrit dans la stratégie d'Open Data de l'État, pilotée via sa mission Etalab, qui vient d'avoir 10 ans.
Un changement de modèle dans la description documentaire et administrative
L'évolution globale dans les différentes administrations et dans les établissements publics est le passage vers la description d'objets divers (ouvrages, oeuvres, documents d'archives, objets réels, entreprises réelles) grâce à des modèles "entités-relations", plus souples que ceux qui existaient auparavant, plus compatibles avec la recherche sur la web et plus interopérables.
Les organismes publics sont aussi de plus en plus incités à développer des Api (des "interface de programmation d’application" soit des plateformes permettant des échanges de données entre sites web). Ainsi, chacun peut récupérer les données de l'autre.
Adapter le modèle de données du Rize+ : vers une approche "entité-relations"
Pour faciliter la recherche d'information, Le Rize+ devrait, lui aussi, évoluer vers un modèle "entités-relations" : des listes d'adresses, de personnes, d'organismes, de lieux, communes à l'ensemble du site internet et permettant d'indexer l'ensemble des documents qui y figurent. Cette approche devrait permettre de mettre en place un moteur de recherche transversal à l'ensemble du site.
En cela, il se rapprochera du logiciel Avenio, utilisé par le pôle archives du Rize, qui fonctionne déjà selon un modèle de ce type. Il est donc souhaitable que les listes d'autorité et les index du Rize+ s'alignent ceux utilisés dans Avenio.
Prendre en compte les évolutions des normes archivistiques
Les listes d'autorité et index d'Avenio ont besoin d'un nettoyage, ainsi que de la rédaction d'un mode d'emploi. En effet, c'est leur qualité qui permet d'améliorer la recherche sur Avenio, et donc l'accès à l'information archivistique.
Pour éviter de faire le travail plusieurs fois, il est important de s'appuyer sur les normes archivistiques nationales (ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF, ISDIAH), les schémas d'informatisation de la description (DTD EAD, EAC-CPF), les circulaires, et nomenclatures (Géonomenclature historique des lieux habités, décembre 2003, Thésaurus pour la description et l'indexation des archives locales) déjà existants.
Mais, il est aussi stratégique de prendre en compte les évolutions en cours de ces normes (Standards du Web de données, norme Rico-O), pour éviter que ce travail de nettoyage des index ne devienne rapidement obsolète.
Les évolutions à prévoir pour les bibliothèques : la transition bibliographique
Par ailleurs, il y a de fortes chances que les descriptions bibliographiques des médiathèques municipales évoluent vers des modèles "entités-relation" puisque c'est la politique menée à l'échelle nationale.
A titre d'exemple, l'Abes et la Bnf projettent ensemble une plateforme commune dont l'objet rejoint la plupart des activités documentaires du Rize :
"Le Fichier national d’entités (FNE), co-réalisé par la BnF et l’Abes, est un projet de plate-forme centralisée de production mutualisée des données relatives à plusieurs des entités nécessaires à la description d’objets documentaires des bibliothèques, centres de documentation et potentiellement archives et institutions culturelles françaises."
Source : https://www.transition-bibliographique.fr/fne/charte-fichier-national-entites/Autre exemple : le CNFPT commence à sensibiliser les collectivités aux enjeux de la transition bibliographique, via des journées professionnelles dédiées.
Vers une meilleure transversalité des métadonnées documentaires au sein du Rize
Pour le fonctionnement du Rize, l'enjeu global est de simplifier l'accès aux informations produites et conservées par le Rize. Mais, on le voit, s'y ajoute un deuxième enjeu : préparer les transitions documentaires qui s'annoncent via les initiatives nationales. Il est donc stratégique de fabriquer au fil du temps des index communs entre les pôles du Rize qui le peuvent, avec ces perspectives en arrière-plan.
Les archives étant soumises à une réglementation et à des contraintes plus strictes que le pôle recherche ou le pôle valorisation, c'est de leurs contraintes qu'il convient de partir pour harmoniser le reste.
Les bibliothèques sont soumises à d'autres normes documentaires, et suivent leur propre logique, mais il y a de forte chances que leurs modèles de données se rapprochent au fil du temps de ceux utilisés pour les archives. Il est donc intéressant d'intégrer dans la réflexion (sans forcément s'y soumettre) les normes documentaires en cours d'élaboration au sein du groupe de travail national sur la "transition bibliographique". Cette approche permet d'anticiper les futures contraintes qui s'appliqueront vraisemblablement aux bibliothèques, et de les prendre en compte, au moins en partie.
On peut ainsi espérer que les index retenus pour les pôles archives, valorisation et recherche seront assez proches de ceux qui s'imposeront dans les années qui viennent au sein des bibliothèques municipales.