Enjeux organisationnels
(mise à jour : avril 2021)
La disponibilité des informations en ligne à destination du public suppose que le site soit régulièrement alimenté par les agents du Rize, sur des contenus relatifs à leurs missions.
Au départ, le système Arkothèque a été choisi pour la possibilité qu’il offre d’un travail collaboratif : plusieurs agents peuvent s’y connecter avec des identifiants différents (et des niveaux utilisateurs différents) pour alimenter ce qui est de leur ressort. La possibilité technique existe donc et fonctionne bien. Pour mémoire, les personnes qui disposent des droits administrateurs pour créer de nouveaux utilisateurs sont : le directeur du Rize, la responsable des archives, la responsable des expositions.
Les avantages d’une plateforme collaborative, avec des agents formés à y contribuer ne sont plus à démontrer. Ils ont été largement identifiés dans le cadre de la gestion de projet collective au sein des services publics. Cette approche est désormais un classique en matière de systèmes d’informations, pour son efficacité démontrée :
- autonomie des agents sur leurs tâches respectives,
- chaîne de partage de l’information raccourcie,
- délais de partage de l’information raccourcis,
- la personne qui met en ligne l’information liée à son métier est la mieux placée pour saisir tous les enjeux qui y sont liés et adapter le contenu de cette information au public visé.
Répartition des tâches
L’onglet « Archives en ligne » ne peut être alimenté qu’avec une participation des agents du pôle archives : alimenter les albums, exporter en EAD (depuis Avenio) les inventaires des archives à mettre à jour, préparer les fonds sériels à mettre en ligne (numérisation des fonds, export en EAD des métadonnées depuis Avenio).
L’alimentation de l’onglet « Découvertes » dépend des différents services qui assurent des médiations thématiques :
- Encyclopédie : coordination et mise en ligne par le service des archives, en lien éventuel avec des partenaires extérieurs experts
- Figures de militants : n’a pas nécessairement vocation a être complété
- Expositions virtuelles : mise en ligne par le pôle en charge des expositions + éventuellement par la personne en charge des résidences d’artistes quand celle-ci est en lien avec l’exposition
- Ressources pédagogiques : mise en ligne par le pôle en charge des médiations envers les scolaires et autres partenaires pédagogiques
- Documentaires sonores : mise en ligne au gré des projets impliquant des supports sonores.
L’alimentation de l’onglet « Atlas » est directement lié aux projets d’inventaires spécifiques développés par le Rize :
- carnet des mémoires (lié à l’inventaire participatif) ;
- inventaire des voies : pas de vocation à être complété. Possibilité éventuelle d’un complément ponctuel par le service des archives ;
- inventaire du bâti : personne en charge de ce projet.
Freins identifiés
Pour l'instant (avril 2021), l'alimentation en informations du site du Rize+ achoppe sur quatre freins :
- la présence d'un back-office peu ergonomique sous Arkothèque ;
- l’absence de formation de certains agents à la mise en ligne sur le site du Rize + ;
- l’absence de tutoriel pratique de référence pour les agents en charge des mises en ligne ;
- l’absence de formalisation de la répartition de certaines tâches de mise en ligne entre les agents du Rize.
Concernant la formation, le constat n'est cependant pas uniforme :
- le service des archives est formé à alimenter l’encyclopédie du Rize+ et l’inventaire des voies ;
- la responsable des expositions est formée à mettre en ligne (de façon basique) des expositions virtuelles ;
- le directeur du Rize est formé à mettre en ligne et modérer l’inventaire participatif.
La levée des freins précités supposerait :
- une prise en compte plus explicite du rôle du Rize+ dans le projet d’équipement ;
- la modification du back-office du Rize + pour faciliter l'appropriation de l'interface par les agents (compris avec la migration d'Arkothèque) ;
- la formation des personnels dédiés (possible après la migration, comme l'interface va changer) ;
- la réalisation d’un tutoriel pratique en ligne, facilement accessible aux agents (idem : après la migration) ;
- la formalisation de la répartition des tâches de mise en ligne dans les missions des agents du Rize.