Améliorer la recherche d'infos sur le Rize+
(mise à jour : avril 2021)
C’est actuellement en pratique la principale fonction du site du Rize+. Mais il existe aujourd’hui plusieurs limites pour que cet usage soit bien pris en compte.
Plusieurs types d’usagers peuvent rechercher des informations sur ce site : agents de la ville, public (usagers habituels des archives, habitués du Rize, enseignants, étudiants, chercheurs, partenaires institutionnels, professionnels du monde opérationnel).
Enjeux techniques
(mise à jour : avril 2021)
La structure technique du Rize+ ne facilite pour l’instant pas la recherche d’informations.
Il manque :
- un moteur de recherche transversal à l’ensemble du site (« Moteur de recherche transversal à facettes » selon le lexique d’Arkothèque).
- des index biens structurés et transversaux à l’ensemble du site. Aucun moteur de recherche de ce type ne peut en effet fonctionner sans indexation préalable correcte.
Actions en cours pour résoudre ce point :
- Harmonisation de l'indexation entre Avenio (services des archives) et le Rize+.
- Migration vers la V7 d'Arkothèque :
- Décembre 2020 : le prestataire 1egal2 a fourni un devis pour organiser la migration du Rize+ sur une version plus performante.
- ce devis est très général, il reprend les informations commerciales de l'entrprise et ne détaille pas précisément les fonctionnalités techniques attendues à la fin de la migration ;
- en l’absence de définition précise de la commande et de suivi rigoureux du travail du prestataire, le risque est que le résultat attendu ne soit pas au rendez-vous ;
- il comporte de nombreux points positifs dont (pour les enjeux techniques) permettre une indexation transversale des contenus. Attention : la mise en place d'une moteur de recherche transversal n'est pas comprise, mais si l'indexation est bien faite, ce supplément ne devrait pas coûter trop cher.
Enjeux contractuels et financiers
(mise à jour : avril 2021)
Il existe actuellement sur Arkothèque trois modes de mise en ligne différents :
- Le mise en ligne « classique » qui s’apparente à la création de contenus sur un blog ou un site internet. Celle-ci se fait de façon manuelle et reste relativement souple : la personne qui met en ligne le contenu a une assez grande marge de manœuvre sur ce qu’elle peut afficher.
- La mise en ligne de « fonds sériels » : il s’agit de grandes bases de données qui permettent de mettre en ligne des grands fonds d’archives. Exemples : cartes postales, photographies, etc. la mise en ligne de ce type de fond suppose un travail préalable (séries d’images + fichier de type tableur au format .csv). Elle se fait d’un seul coup et n’est pas interactive.
- La mise en ligne de « bases documentaires » : il s’agit également de bases de données, mais qui comportent un nombre plus limité d’entrées. Elle est plus adaptée à une mise en ligne « fiche par fiche », avec un formulaire dédié. Exemples : Encyclopédie, Inventaire participatif, Inventaire des noms de voies.
A ce jour, la mise en ligne « classique » est gratuite, mais la création de nouveaux « fonds sériels » ou de nouvelles « bases documentaires » suppose de payer à chaque fois. Conséquences :
- nécessité de budgéter ces mises en ligne à l’avance, accord nécessaire de la DSI ;
- manque d’autonomie du Rize pour ces actions ;
- délais importants pour ces actions en décalage avec la survenue concrète du besoin.
La migration vers la V7 d’Arkothèque doit permettre de rendre le Rize autonome pour la mise en ligne de ces fonds, sans passage par le prestataire, et donc sans payer.
Pour des raisons budgétaires et techniques, la mise en ligne de deux fonds d’images numérisées sont en attente de cette migration :
- délibérations ;
- plans cadastraux anciens.
Il s’agit là de fonds classiquement disponibles sur les sites d’archives. C’est aujourd’hui un service public d’information basique pour les archives institutionnelles.
Enjeux organisationnels
(mise à jour : avril 2021)
La disponibilité des informations en ligne à destination du public suppose que le site soit régulièrement alimenté par les agents du Rize, sur des contenus relatifs à leurs missions.
Au départ, le système Arkothèque a été choisi pour la possibilité qu’il offre d’un travail collaboratif : plusieurs agents peuvent s’y connecter avec des identifiants différents (et des niveaux utilisateurs différents) pour alimenter ce qui est de leur ressort. La possibilité technique existe donc et fonctionne bien. Pour mémoire, les personnes qui disposent des droits administrateurs pour créer de nouveaux utilisateurs sont : le directeur du Rize, la responsable des archives, la responsable des expositions.
Les avantages d’une plateforme collaborative, avec des agents formés à y contribuer ne sont plus à démontrer. Ils ont été largement identifiés dans le cadre de la gestion de projet collective au sein des services publics. Cette approche est désormais un classique en matière de systèmes d’informations, pour son efficacité démontrée :
- autonomie des agents sur leurs tâches respectives,
- chaîne de partage de l’information raccourcie,
- délais de partage de l’information raccourcis,
- la personne qui met en ligne l’information liée à son métier est la mieux placée pour saisir tous les enjeux qui y sont liés et adapter le contenu de cette information au public visé.
Répartition des tâches
L’onglet « Archives en ligne » ne peut être alimenté qu’avec une participation des agents du pôle archives : alimenter les albums, exporter en EAD (depuis Avenio) les inventaires des archives à mettre à jour, préparer les fonds sériels à mettre en ligne (numérisation des fonds, export en EAD des métadonnées depuis Avenio).
L’alimentation de l’onglet « Découvertes » dépend des différents services qui assurent des médiations thématiques :
- Encyclopédie : coordination et mise en ligne par le service des archives, en lien éventuel avec des partenaires extérieurs experts
- Figures de militants : n’a pas nécessairement vocation a être complété
- Expositions virtuelles : mise en ligne par le pôle en charge des expositions + éventuellement par la personne en charge des résidences d’artistes quand celle-ci est en lien avec l’exposition
- Ressources pédagogiques : mise en ligne par le pôle en charge des médiations envers les scolaires et autres partenaires pédagogiques
- Documentaires sonores : mise en ligne au gré des projets impliquant des supports sonores.
L’alimentation de l’onglet « Atlas » est directement lié aux projets d’inventaires spécifiques développés par le Rize :
- carnet des mémoires (lié à l’inventaire participatif) ;
- inventaire des voies : pas de vocation à être complété. Possibilité éventuelle d’un complément ponctuel par le service des archives ;
- inventaire du bâti : personne en charge de ce projet.
Freins identifiés
Pour l'instant (avril 2021), l'alimentation en informations du site du Rize+ achoppe sur quatre freins :
- la présence d'un back-office peu ergonomique sous Arkothèque ;
- l’absence de formation de certains agents à la mise en ligne sur le site du Rize + ;
- l’absence de tutoriel pratique de référence pour les agents en charge des mises en ligne ;
- l’absence de formalisation de la répartition de certaines tâches de mise en ligne entre les agents du Rize.
Concernant la formation, le constat n'est cependant pas uniforme :
- le service des archives est formé à alimenter l’encyclopédie du Rize+ et l’inventaire des voies ;
- la responsable des expositions est formée à mettre en ligne (de façon basique) des expositions virtuelles ;
- le directeur du Rize est formé à mettre en ligne et modérer l’inventaire participatif.
La levée des freins précités supposerait :
- une prise en compte plus explicite du rôle du Rize+ dans le projet d’équipement ;
- la modification du back-office du Rize + pour faciliter l'appropriation de l'interface par les agents (compris avec la migration d'Arkothèque) ;
- la formation des personnels dédiés (possible après la migration, comme l'interface va changer) ;
- la réalisation d’un tutoriel pratique en ligne, facilement accessible aux agents (idem : après la migration) ;
- la formalisation de la répartition des tâches de mise en ligne dans les missions des agents du Rize.
Conclusion
Une recherche d’information efficace et adaptées à différents types d’usagers sur le site du Rize suppose :
- une amélioration notable des index et de l’indexation des contenus sur le site du Rize+, en lien avec la mise à jour des index existants au sein du logiciel métier du service des archives, Avenio ;
- la commande à 1egal2 de la migration vers la version V7 d’Arkothèque. Celle-ci doit intégrer la liste des index mis à jour et les bases de données auxquels ils doivent être reliés, la demande explicite d’un « Moteur de recherche transversal à facettes » visible sur toutes les pages du site du Rize +.
- le repérage au sein du Rize des personnes en charge de mettre à jour les informations relatives à leur métier et à l’intégration de cette activité au sein de leurs missions ;
- la formation de ces personnes suite à la migration sous Arkothèque V7 (inutile de le faire avant puisque l’interface va changer) ;
- la mise en place d’un tutoriel ergonomique en ligne suite à la migration d’Arkothèque
- une réflexion approfondie sur la question des droits de propriété intellectuelle des personnes productrices de contenus (photographes, artistes en résidence, partenaires, etc), afin que la mise en ligne de contenus n’achoppe pas sur des barrières légales.
- une adhésion minimale des équipes au principe de l’Open data, aujourd’hui incontournable dans un service public patrimonial, culturel (et scientifique).