Enjeux contractuels et financiers

Il existe actuellement sur Arkothèque trois  modes de mise en ligne différents :

• Le mise en ligne « classique » qui s’apparente à la création de contenus sur un blog ou un site internet. Celle-ci se fait de façon manuelle et reste relativement souple : la personne qui met en ligne le contenu a une assez grande marge de manœuvre sur ce qu’elle peut afficher.
• La mise en ligne de « fonds sériels » : il s’agit de grandes bases de données qui permettent de mettre en ligne des grands fonds d’archives. Exemples : cartes postales, photographies, etc. la mise en ligne de ce type de fond suppose un travail préalable (séries d’images + fichier de type tableur au format .csv). Elle se fait d’un seul coup et n’est pas interactive.
• La mise en ligne de « bases documentaires » : il s’agit également de bases de données, mais qui comportent un nombre plus limité d’entrées. Elle est plus adaptée à une mise en ligne « fiche par fiche », avec un formulaire dédié. Exemples : Encyclopédie, Inventaire participatif, Inventaire des noms de voies.

A ce jour, la mise en ligne « classique » est gratuite, mais la création de nouveaux « fonds sériels » ou de nouvelles « bases documentaires » suppose de payer à chaque fois. Conséquences :

• nécessité de budgéter ces mises en ligne à l’avance, accord nécessaire de la DSI ;
• manque d’autonomie du Rize pour ces actions ;
• délais importants pour ces actions en décalage avec la survenue concrète du besoin.

Pour des raisons budgétaires et techniques, la mise en ligne de deux fonds d’images numérisées sont en attente de cette migration :

• délibérations ;
• plans cadastraux anciens.

Il s’agit là de fonds classiquement disponibles sur les sites d’archives. C’est aujourd’hui un service public d’information basique pour les archives institutionnelles.